効率の良い仕事のスケジュール管理方法とは

こんにちわ！

あなたは、仕事のスケジュール管理はどうやってますか？

①会社から決められたスケジュールをこなす

②手帳に自分のスケジュールを記入していく

③PCにスケジュール帳を作っている

④アウトルックの予定表を使っている

⑤スマホで管理

他にもいろいろあるかもしれませんが、だいたいの人はこれらのどれかに該当すると思います。

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①は、引っ越し会社のスタッフなんかはこれに近いのではないでしょうか？

朝出勤して、その日のスケジュールとシフトが組まれた表を確認する。

そして時間通りに仕事を終わらせて、早く終われば途中ちょっと休憩なんかしながら、会社に戻るなんてよく聞く話ですね。

②以降は、どちらかというと間接業務の人です。

私もこれに該当しますが、自分で仕事の計画を立てて、それを実行していくといった、自己管理型のスケジュール管理ですね。

バイクＢＯＯＮ

今回の話は②の自己管理型のスケジュール管理について書いていきます。

手書きからPC、スマホなど、今は管理できるツールも多様になり、何が良いかを四苦八苦している人も多いのではないでしょうか？

そこでズバリ言います。

「仕事のスケジュールは電子化しろ」

です。

それは何故か。

理由は簡単です。

会社の管理直クラスであれば自分や部下のスケジュールを分析する必要があるからです。どういう仕事にどのくらい時間を要しているのか。

実はどこの会社も、この仕事時間の原単位化というのはなかなか進んでいないというのが現実です。

仕事の原単位化が出来ていない部署は、極論適切な人員配置が出来ていないということです。だって、仕事の量を把握していないのにどうやってチームの人数決めてるの？って普通に思いますよね。

多くの企業は、過去の実績からというのが殆どではないでしょうか？

ただ、そうすると何が起こるか（もう起きてるかな）というと、

昨今の残業時間や休暇取得に関する、働き方改善に大きな影響が出ます。

あなたの周りでよく聞きませんか？

「残業は減らされたのに仕事は減っていない」とか、

「仕事が終わらないのに休みを取らされる」

あとはこれと逆で、

「仕事が終わらないから残業も減らせない・休みも取れない」だから「働き方改善が実行できない」

なんていうのもありますね。

そう、つまりは今は働き方が変わってきている変曲点の時代になるわけです。

じゃあ何をしなくてはいけないか。

先ほど述べた言葉に少し色付けます。

「仕事のスケジュールは分析できるように電子化しろ」

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です。

でも最初は大変ですよ。

だって、手書きよりも時間かかるし、ＰＣなどの端末は少なからず必要になりますからね。それに自分だけでやっても意味なくてチームとして取り組む必要も出てきますからね。

でも、それをすることによって、将来的に仕事配分が適正になるとしたらあなたはどうしますか？自分から仕事量の適切さを訴えるのも手段の１つですよ。

「今苦労して将来楽になるか」

「今楽をして、将来も変わらず苦労し続けるか」

どちらを選ぶかはあなた次第です。

そしてその結果には文句を言ってはいけません。

だって選択して判断したのはあなただから。

24歳で持ち家、車2台ローン無しが実現できた訳

こんにちわ。

今から5年ほど前になりますが、結婚を機に家を購入。

自分の車は1台所有していたのですが、これも切り替え、

嫁用の車を1台購入。

そしてこれらすべてローン無しで購入しております。

そしてここで何が言いたいかというと

「俺スゲー！」

ではなくて、「お金持ちに共通するお金の使い方」というものが存在する

ということをあなたに知ってほしかったのです。

そして結論から述べると・・・。

不要な物にはお金と時間を使わない！です。

もちろんこの不要かどうかは人によって変わりますが、

私にとって、この「家」と「車」は最低限で必要なものです。

つまりは、そんなものに極力お金は使わない。

家なんかは土地と併せて、建売で購入。

しかも建築から1年弱経ったものを探して、あとは「交渉」しました。

当初売り出し価格・・・約2000万

購入時売り出し価格・・・約1800万

購入時・・・約1200万

※お隣さんには内緒です

そしてあなたに知っていてほしいのが、建売りが売れ残っている状態というのは、維持費や固定資産税などは不動産が持っているということ。

つまりは、売れないとそれだけ損をするってことなんですよね。

しかも売りに出している間は、管理費なんかもかかっています。

そこに漬けこんだわけですが、この場合、値引き交渉が比較的容易になるというメリットがあります。

そして値引き交渉の最終宣告「今日契約してもらえれば・・・。」

これを相手から引き出せればほぼ勝ちです。

そんなこんなで、600万安く家を買うことが出来ました。

一日で600万値下げたので、日給600万ですね(笑)

そして言うても1200万なんか持ってないっていう人が殆どかもしれませんが、この半分のお金は、「生前贈与」によるものです。

これも意外に知らない人多いんですよね。

親とかが死んだ後に遺産を貰っても額によって税率は変わりますが、少なくとも国に税として取られてしまいます。

詳しくは国税庁のHP見てください

No.4402 贈与税がかかる場合｜国税庁

うちの場合、年間100万(昔はもうちょい高かった)までは贈与税はかからないということは常識レベルの内容だったので、昔からちょこちょこ贈与してもらっていました。

「人の金じゃん！」

と思う人もいるでしょうが、「その通りです！」

でもこれを知らないがために家族に贈与できるはずのお金を税金として国に持っていかれてしまうのです。それだったら身内に渡すほうが得でしょ？

何かあればこちらでサポートすればいいわけだし。 

納税がステータスの人はまぁ良いかもしれませんが、たいていの小金持ち程度の家庭はだいたい贈与に関して敏感で、何かしら策を講じているのが現状です。

 今は、情報を持っている人が得をして、知らない人は損する時代です。

 知らない人に合わせる必要もなし、というものばかり。

そんな時代だからこそ、有意義な情報を得ることにはどん欲にはならないといけません。インターネット時代で情報はやる気次第でいくらでも仕入れられますからね。

良い情報をインプットしていきましょう

耳でコンテンツをインプットする時代

こんにちわ！

今日は私が今実施しているコンテンツについて紹介します。

先日「イケダハヤト」さんのYouTubeの耳の争奪戦について拝見させていただきました。

www.youtube.com

そして、とりあえず実行してみることにしました。

本はよく読むのですが、それと別に音声コンテンツを買うのは微妙だと思い、先ずは聞き放題のコンテンツを探しました。

そして見つけたのがこちら

「 オーディオブック」というアプリです。

そして、入会30日は無料で聞き放題ということもあって、試すにはうってつけかなと思いさっそく入会。

多分だけども30日経つ前に退会すれば、無料で聴くことが出来るっぽい。

ただ有料になったとしてもたったの1500円/月

本1冊買うくらいの値段なので、まぁお得に感じられる。

 そして気になるのは中身の充実度。

色々聞いてみましたが、「うーん、ちょっと物足りない」って感じですかね。

この先伸びてくるコンテンツなはずなので、まだまだ改善の余地はあると思っていますが、流行には完全に乗れていない。

といった印象です。

でもよく考えてみたら新刊を聴き放題にすることは結構ハードルが高いかもしれない。というより1500円じゃ無理だ(笑)

それを踏まえて評価してみると、「悪くない」です

意外に耳でのコンテンツだと隙間時間は有効に使えるけど、纏まった時間を確保して使うものではないとも思った。

時間があったら本を読んだほうが頭に入ってくるからだ。

でもこんな使い方は結構いい。

ウォーキング×オーディオブック

電車・バス×オーディオブック

自動車×オーディオブック

特にウォーキングとの相性はいいかもしれない。

Daigoさんも実践しているらしいが、運動しながら本を読むと記憶力が上がるみたいで、さすがに本を読みながらウォーキングはできないなと思ったところに、このコンテンツがはまってきました。

ただし、結構聴くのも集中力が必要なので、公園とかなるべく道路に出ないところでやるほうが良いと思います。

そして聞くときは1.5倍速～2倍速で聴くのがおすすめです。

デフォの速さだとめっちゃ遅くてイライラします(笑)

 あと使ってみてこれは全く駄目だというシーンは・・・

「買い物中」です

 買い物中はあれこれ考えているみたいで、その時聴いていた内容は全く覚えていませんでした。むしろいつもの買い物より疲れた気が・・・。

まだ、この先使い続けるかは不明だが、少なくとも耳のコンテンツは何かしら続けると思う。無駄な時間を有意義に変えるという視点のコンテンツはこの先まだまだ進化しそうですね。

時代の進化が楽しみでたまらない今日この頃です。

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30日無料は試す価値ありです！

子供の性別が分かりました！

こんにちわ！

昨日ですが、妻が定期検診に行ってきました。

仕事中もずっとそわそわしていました。

何故かというと

①前回指摘された高血圧が改善されているか

②子どもの性別が分かるかもしれない！

ということもあって、仕事が全然手につかなかったです。(笑)

①の高血圧については、家でも毎日計っていて問題ないのに、病院に行くと高血圧になるという「白衣高血圧」というものらしい。

でも、最近貧血で眩暈とかするらしいので、もし高血圧と診断されて間違った薬が出されないかが一番の心配していたのだが、今回は見事にクリアー！

正常値だったそうです。

②の子供の性別については、前回おまたの所に影があったので「男の子」ではないかと言われたのですが、へその緒が写って見えた可能性もあり、まだ「女の子」の可能性もあるとのことで今回に持ち越し。

そして結果は・・・

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「男の子」

でしたー♪

うひょー、たのしみ！！

まぁというより、不妊治療の末授かった命なので、どちらにしても「うひょー」です！でも、性別が分かると生まれた後のビジョンが鮮明になるので、やっぱワクワクしますね。

そして、親としてやはり小さい時にやらせてあげたいのが「英会話」

正直、やってもやらなくても、将来英語が喋るようになるかは期待してないけども、自己意思でやりたいものが見つかるまでは、こういうものはやっておいても良いかなと思う。

もちろん嫌だったら辞めればいいし。

好きなことはどんどんやってみれば良い。

自分は金銭的サポートをする事と、自己判断による自己責任を理解させる事が親の務めかなと思っています。（健康安全面は言うまでもなく）

勉強だってやりたくなければやらなければよい。

ただ、やらないことによる背反や将来性はちゃんと説明すべき。

そのうえで判断すればいいと思う。

学校で学ばなくても、その気になれば学ぶツールは腐るほどある世の中。間違えたと思ったらそこから始めればいい。

そんなことを毎日妄想しながら、うきうき、わくわくしています！！

本当に楽しみっ♪

PDCAって本当に大事なの!?

会社ではPDCAという言葉は、耳にタコが出できるくらい聞くと思う。

そして最も大事なのは計画だというが、私はあまり理解できなかった。

時にPDCAは旅行に例えられる。

旅行に行く時に最初にすることは何!?と言われ、みんな水を得た魚のように「計画！！」という。

本当にそうなのか!?

じゃあそれが2回目や3回目の旅行で行き方や手段を既に確立していたら!?

日帰り旅行ですぐそこの温泉に行くだけだったら!?

そんなに計画って大事ですかね!?

道に迷いながら進む旅行も楽しかったりしますよね(^-^)それが醍醐味という人すらもいる。

つまり何が言いたいかと言うと、

企業で言う計画とは、投資(工数)などを効率よく失敗しないために立てる計画のことを言う。

しかしその計画を立てるあまりに莫大な工数がかかったり、計画に不安があるあまり行動出来ないで無駄にすることが多すぎる。

ましてやこの変革の時代に計画を立てている間に新たな技術がもう出ているなんてことはザラだ。

そんな時企業はなんて言うか。

「PDCAサイクルのスピードを上げろ」

でもここには経営層との大きな乖離も出る時がある。

その乖離とは、あくまで計画が大事でそれに対して失敗は許されないことだ。効率化せずにスピードをあげるということは成功率(計画の品質)を下げざるを得ないということも理解せずにね。

それなのに要求は早く正確にと言われるだけ。

どうやってー?って聞きたくなる(笑)

じゃあ何がどうすればいいの!?って思うはず。

ここからは私個人の意見だが、PDCAと聞くと歯車が回転しているのをイメージしている。

Pは潤滑剤

Dは初動力

Cは歯車全体の動きを確認

Aはチューニング

そう考えると、自分だけでも出来ることって潤滑剤そこそこにに回しちゃえばいいんですよね。

そしてほかの部署が絡む時だけ潤滑剤くれてやって回せばいいのです。

そう考えるとPDCAって私の中ではさほど重要ではなくて、手軽にできるものほどDCAPで失敗したら修正すればいい。

今の時代計画に時間を掛けるのなんか無駄だ。新しいことをどれだけやってどれだけ失敗するかが企業の成長を左右すると言っても過言ではないと思う。

失敗をさせない企業に未来はない。

そしてここまで読んでくれたあなたに2つの言葉を贈りたい

「小さく失敗して大きく勝つ」

「成功するまで続ければそれは成功」

それを踏まえて本当にいかなる場面でもPDCAが大事なのか各々考えてみて欲しい

残業の有意義な使い方

まず初めに言いたいのだけども、

「残業はするな」

です。

でも大事な収入源だし、忙しすぎてそんなの無理っていう人が殆どだと思う。

そんなのは分かっている。

ここで言いたいのはタイトルにもある通り残業時間を使って何をするのか。という話。そして実践できなくても意識をするだけで仕事の効率までも上げられる話。

結論から言うと、残業時間を使ってすべき事は以下

①今日の業務の振り返り（結果とアウトプット）

②机周り、職場の整理整頓

③次の日のスケジュール動線を叩き込め

残業時間は終わらない仕事をするのに使うものと思っている日本人が殆どだが、正直私が思うのはその時間から仕事をしても考える力が落ちていて効率が悪いです。

これは各々のクロノタイプで変わってくるので一概ではないですが、まぁ殆どの人が夜に仕事は効率が悪いです。

これはDAIGOさんが詳しく説明してくれているので、参考にしてください。

www.youtube.com

だから、残業時間には次の日の効率上げる作業を重点的に行うと、脳がフルパワーの時に最大の効率で働けるわけです。

そしてメリットがもう一つある。

そもそも人間はその時間に合わせて作業・仕事をするようになる。

私の職場の作業員にてよく起こる事。

ある作業工程は規定時間(ここでは1分としよう)のギリギリで作業している。

さて問題！ここの作業工程の作業時間を10秒減らしたとしよう。

この作業者は何秒で仕事ができるようになるか・・・・

・・・・

・・・

・・

・

その通り、「1分」のまま。

作業時間を10秒も減らしたのに、総作業時間は変わらないのです。

何故か。

他の作業が遅くなり結局のところ規定時間の1分に全体作業を合わせに行ってしまうということが起きる。

私も作業者と話していてびっくりしたが、本人はあまり自覚がないとのこと。

忙しすぎる工程だと走ったり、わさわさしたりするので、改善した後の効果が分かるのだが、そうではない作業工程だと作業者も無意識で時間を合わせてしまうらしい。

つまりは我々のようなデスクワーカーでも同じことが言えるのだ。

そもそも仕事は定時間で終わらせるものと自分の中で決めてしまえば、その時間が全体時間となり、その中で時間調整が無意識にできるようになる。

そして定時間後の残業時間に突入したら今日の振り返りと、次の日の効率UPを図る仕事をするのだ。

資料はその時に準備するなんて言うのも良い。というか、小学生にさえも「次の日の教科書準備しなさい」なんて言うくらいだから、大人もやれですね(笑)

残業も重要な収入源ですからね。

そこは全く否定しません。

でもその時間を使ってダラダラ仕事をするのはやめましょう。

定時間で終わらない仕事は、自分の能力が足りないと思い、思い切って次の日に回してみる。その計画を残業時間を使って整理整頓する。

こんなことを私は繰り返した結果、遅くても残業は+2H。

だいたいは+1Hくらいで毎日帰っています。

そして帰ったら本を読んだり、Youtube見たり、知識を増やす時間にあてています。

こうなったらもう好循環でしかないので、

皆さんもこの方法を実感してほしいなと思う今日この頃です。

新しい価値を生み出す為に必要な事

昨日、ふとこんな事を思いついた。

車にはナビゲーションとか含めGPS機能がついているが、これって家族などから位置情報が分かったら便利ではないか？

怖い側面ももちろんあるが、それは課題として捉えればよい。

しかしながら何かを生み出す際、とても大事なことは市場に同様な技術が無いかを調べることだ。

例えば上記の内容でいうと

www.gps-akihabara.com

こういうものとか、簡単に検索して市場リサーチすることができる。

つまりは私の思い付きは凡人並みということでしょうな(笑)

何か新しいものを生み出すときに〇〇＋〇〇という考え方はとても大事だが、一方ですでに同じことを考え実行している人がいるかもしれない。

という視点で考えることも需要だ。

簡単に言うと

「車輪の再発明はやめろ」です。

しかしながら、その車輪に付加価値を加えることは悪くない。

「他社よりも壊れずらい」「摩擦抵抗を極限まで減らす」「悪路でも大丈夫」など、これも立派なビジネス戦略だと思う。

ただ今回話したいことはそんな事ではない。

先ほど凡人並みの思い付きといったが、ここからもうひとひねりすれば発明になることがある。

「車＋GPS」に違う要素を加える

・車＋GPS＋緊急通報システム

事故したときに自動的に緊急通報と位置情報を転送するシステム

故障とかでも使えそうですね。まぁ実は既にこれは実装されてます。

ロシアのエラグロナスがそうですね。

www.furuno.com

「車＋GPS」のそれぞれの要素を進化させる

・自動追尾システム

すごい怪しいネーミングですが、これは単純に私があったらいいなー！と思った機能。例えば友人と旅行に行く際に車が2台とかになる事はよくありますよね。

そういう時にこれ！「自動追尾システム」（←BGMはどらえもん）

使い方はこうです。

①先頭車両になる車をあらかじめ決めておく。

②先頭車両のIDを教える

③追尾車両はIDを入力することでその車の位置情報が常に目的地になる

これは、車の使う用途とGPSの機能をうまくマッチングさせている機能なのではないかと自画自賛しています。(井の中の蛙なので許してください)

簡単に振り返ってみると

「車＋GPS」に違う要素を加える

携帯電話にカメラを搭載！が同じ例ですね。

「車＋GPS」のそれぞれの要素を進化させる

写真をメールで送れるようにする！写メール！懐かしい！

カメラで撮る際にアニメ顔にする！流行りましたね！

そんなイメージです。

そしてやっぱ何よりも一番大事なのは、ユーザーが何を求めているかをちゃんと把握し、理解し、特効薬を打ち込むことなのかなと思います。

もし上記自動追尾システムを作りたい方は、ご連絡ください。

アイディアいっぱい持ってます。共同特許出しましょう。管理費負担お願いします。

また、これらの考え方は以下の本を参考にするとめっちゃわかりやすいです。

これは時代問わずの考え方の話なので一生使えそうです。

「0から1」の発想術[本/雑誌] / 大前研一/著 価格：1512円（税込、送料別) (2018/11/19時点) 楽天で購入

以上